Künstliche Intelligenz als Game-Changer

Künstliche Intelligenz als Game-Changer: Die lumanaa KI-Journey für mittelständische Unternehmen 

Digitalisierung und KI als strategische Stellhebel 

Die fortschreitende Digitalisierung verändert Geschäftsmodelle, Prozesse und das Wettbewerbsumfeld mittelständischer Unternehmen grundlegend. Immer mehr Firmen erkennen, dass intelligente Datenverarbeitung und Künstliche Intelligenz (KI) enorme Chancen für Effizienzsteigerungen und Kundenzentrierung bieten. Doch wie können diese Potenziale systematisch, sicher und erfolgreich im Unternehmen verankert werden? Viele Mittelständler stehen vor Fragen wie: 

• Welche Prozesse eignen sich tatsächlich für den Einsatz von KI? 

• Wie entstehen Mehrwerte für Kunden und Mitarbeitende? 

• Welche Risiken muss ich kennen? 

• Wie kann ich Akzeptanz für KI im Team schaffen? 

Genau diese Fragen haben wir an unserem SHIFT.ED-InnoCube im November in einer unserer interaktiven Sessions aufgegriffen. Dort haben wir unsere lumanaa KI-Journey vorgestellt, diskutiert und um neue Ideen ergänzt:  Ein praxisnahes Vorgehensmodell, um genau diese Unsicherheiten zu adressieren und den Weg zu erfolgreichen KI-Projekten klar und strukturiert zu ebnen. 

Herausforderungen und Ausgangssituation im Mittelstand 

Die Einführung von KI ist für den Mittelstand mit besonderen Hürden verbunden: Neben knappen Ressourcen und begrenztem Expertenwissen stehen oft auch kulturelle und technologische Skepsis, regulatorische Unsicherheiten und die Komplexität der eigenen Prozesse im Fokus. Studien zeigen, dass es Unternehmen häufig an einem erprobten Standard oder einem gelebten Leitfaden für die KI-Transformation mangelt. Hinzu kommen Vorbehalte und Berührungsängste auf Seiten der Belegschaft. Dabei sind es gerade partizipative Ansätze und die Einbindung von Skeptikern, die den langfristigen Erfolg von KI-Initiativen ermöglichen und typische Stolpersteine vermeiden helfen. 

Die vier Phasen der lumanaa KI-Journey im Detail

Der Erfolg jeder KI-Initiative beginnt mit einer gemeinsamen Wissensbasis. Daher startet unsere lumanaa KI-Journey mit einer maßgeschneiderten Schulung für alle Projektbeteiligten. Hier werden praxisnah Grundlagen, Chancen und Risiken von KI, aber auch deren Grenzen vermittelt. Ziel ist es, alle Teilnehmer auf ein gemeinsames Niveau zu bringen – eine grundlegende Voraussetzung, um im Team erfolgreich zu arbeiten und Skepsis konstruktiv zu begegnen. 

Im nächsten Schritt werden in interaktiven Workshops konkrete Anwendungsfelder identifiziert und erste Ideen gesammelt. lumanaa empfiehlt dabei ein hybrides Vorgehen: Durch die Kombination von Top-Down-Perspektive (Management) und Bottom-Up-Ansätzen (Fachexperten) werden relevante Prozesse ausgewählt und Use-Cases entwickelt, die sowohl strategisch als auch operativ sinnvoll sind. 

Jeder Anwendungsfall wird hinsichtlich Nutzenpotenzial, Komplexität und Umsetzbarkeit mit insgesamt 18 Kriterien bewertet. Ergebnis ist eine Aufwands-Attraktivitätsmatrix, in der die KI-Use-Cases priorisiert werden können. Hier geht es nicht nur um finanzielle Kennzahlen, sondern auch um Datenverfügbarkeit, Akzeptanzpotenzial und strategische Relevanz. So entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage über jene Use-Cases, die in die nächste Phase überführt werden. Oftmals finden sich darunter auch Quick-Wins, für die es keine KI benötigt: Denn wir legen Wert darauf, nur dort KI einzusetzen, wo es auch sinnvoll und nutzenbringend ist – wo also Aufwand und Nutzen im richtigen Verhältnis zueinander stehen. 

Ein Blick in die Praxis: Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen beginnt die Reise mit einer KI-Grundlagenschulung für Projektverantwortliche und Prozessverantwortliche. Im anschließenden Workshop werden Prozesse identifiziert, die große manuelle Aufwände erfordern – etwa die monatliche Auftragsprognose. Gemeinsam mit Führung und Beschäftigten entdeckt das Team, dass die Absatzplanung mit KI deutlich verbessert werden könnte. Eine Aufwands-Nutzen-Matrix zeigt, dass dieser Anwendungsfall gleichzeitig hohe Attraktivität und moderate Machbarkeit bietet. 

Nachdem die geeignetsten Anwendungsfälle vorselektiert wurden, widmet sich die Deep-Dive-Phase ihrer präzisen Ausgestaltung. Mit Unterstützung des KI-Canvas – einer methodischen Vorlage zur strukturierten Beschreibung von KI-Anwendungen – erarbeiten die zentralen Stakeholder eine gemeinsame Vision, formulieren genaue Funktionalitäten, Spezifikationen sowie Erfolgskriterien. 

In dieser Phase werden die technischen, organisatorischen und funktionalen Anforderungen an den KI-Use-Case konkretisiert. Wesentlich ist die frühe und aktive Beteiligung aller betroffenen Mitarbeitenden: Nur so können Erwartungen, Chancen und Ängste offen diskutiert und von Anfang an berücksichtigt werden. Der Fokus liegt besonders auf der Bewertung der vorhandenen Datenlage – Qualität, Menge und Struktur von Daten sind zentrale Erfolgsfaktoren für jeden KI-Anwendungsfall. 

Am Ende der Deep Dive-Phase stehen ein einheitliches Verständnis des Projektziels, eine klare Priorisierung und eine belastbare Ausgangsbasis für die technische Entwicklung – in Form eines belastbaren Lastenheftes. 

Ein Blick in die Praxis:  Aufbauend auf dem identifizierten KI-Anwendungsfall „Absatzprognose“ erarbeiten Vertrieb, IT und Controlling gemeinsam die genauen Funktionen, Anforderungen und Datenbedarfe an den Use-Case mit Hilfe des KI-Canvas. Es wird konkretisiert, welche historischen Auftragsdaten, Marktdaten und externe Einflussgrößen berücksichtigt werden müssen.  

In der Design-Phase wird die strategisch und organisatorisch vorbereitete KI-Anwendung zum Leben erweckt. Data Scientists, Entwickler:innen und Key-User arbeiten Hand in Hand, um Prototypen zu konzipieren, Algorithmen zu trainieren und Modelle zu validieren. Hierbei setzt lumanaa auf agile Methoden und iterative Entwicklung: In kurzen Zyklen werden funktionierende Prototypen entwickelt, die direkt im angesprochenen Anwendungsbereich getestet werden. 

Ein besonderer Fokus liegt auf Erklärbarkeit und Nachvollziehbarkeit (Explainable AI, XAI): Algorithmen sollen nicht nur funktionieren, sondern für Nutzer:innen transparent und verständlich sein. Das fördert Vertrauen, Akzeptanz und eine reflektierte Nutzung der KI-Lösung. 

Das Einbinden der späteren Nutzer:innen ist integraler Bestandteil des Entwicklungsprozesses – etwa beim Testen, Feedbackgeben oder Training der Modelle (z.B. beim Labeling von Daten oder der Weiterentwicklung der Zieldefinition). So wird sichergestellt, dass die Lösung den realen Anforderungen im Unternehmen entspricht. 

Ein Blick in die Praxis:  Das Unternehmen entwickelt – unterstützt durch Data Scientists und externe Partner – einen Prototypen für die KI-basierte Absatzprognose. Dazu werden mehrere Prognosemodelle mit historischen Unternehmensdaten trainiert und getestet. Die Vertriebsexperten übernehmen dabei das Testen von Ergebnissen sowie das Labeln von Trainingsdaten. Während Feedbackrunden stellen die User fest, dass Transparenz besonders wichtig ist, damit die KI-Empfehlungen nachvollziehbar bleiben. Daher werden Explainable-AI-Methoden (XAI) integriert und einfache Dashboards entwickelt, die Entscheidungswege verdeutlichen. 

Nachdem die entwickelte KI-Lösung im Prototyp getestet wurde und robuste Ergebnisse liefert, folgt die letzte Phase: Die Integration ins Tagesgeschäft. Dieser Schritt umfasst die technische Implementierung, die Anpassung bestehender Prozesse sowie die systematische Schulung und Begleitung der Anwender:innen. 

Der Rollout beginnt in der Regel in ausgewählten Pilotbereichen und wird anschließend sukzessive auf weitere Abteilungen oder Standorte ausgeweitet. Wichtig ist hierbei die kontinuierliche Begleitung: Trainingsmaßnahmen, Support und Change-Management flankieren die technische Einführung und unterstützen die nachhaltige Akzeptanz des Tools. 

Positive Erfahrungen mit Pilotprojekten werden transparent kommuniziert, um Berührungsängste abzubauen und den Transformationsprozess nachhaltig abzusichern. Schließlich wird die KI-Lösung bewertet – nicht nur im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, sondern auch mit Blick auf Nutzerzufriedenheit und Weiterentwicklungspotenziale. 

Fazit: Erfolgsfaktor Beteiligung für eine nachhaltige KI-Transformation 

Die lumanaa KI-Journey ist speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Sie vereint Struktur, Praxiserfahrung und partizipative Methoden, um Unternehmen Schritt für Schritt zu befähigen – von ersten Pilotprojekten bis zur skalierbaren KI-Implementierung. Die frühe und aktive Einbindung der Belegschaft, der Fokus auf sinnvollen Use-Cases und die pragmatische Nutzung von Daten und Methoden gewährleisten, dass KI im Mittelstand nicht Selbstzweck bleibt, sondern einen echten, nachhaltigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. 

Der Weg zur erfolgreichen KI-Nutzung ist kein linearer Prozess, sondern lebt von Dialog, iterativem Lernen und der aktiven Beteiligung unterschiedlichster Akteure. Die dynamische Diskussion in der Session verdeutlichte, dass technologische und kulturelle Aspekte gleichwertig sind – Akzeptanz und Erfolg basieren auf Teamspirit, partizipativer Führung und strukturierten Prozessen. Perspektiven aus unterschiedlichen Branchen und Funktionen sorgten für eine lebendige Debatte und lieferten wertvolle Impulse für den Transfer in unterschiedliche Unternehmensrealitäten. 

Reflexion und Transfer – Der Erfolg liegt in der Individualität und Partizipation 

Eine zentrale Erkenntnis der Session: Es existiert kein universelles Standardmodell für die KI-Einführung im Mittelstand. Jedes Unternehmen muss individuelle Voraussetzungen, Ressourcen und Ziele berücksichtigen. Entscheidend ist jedoch, dass Akzeptanz, Beteiligung und Transparenz von Beginn an aktiv gestaltet werden müssen. Die lumanaa KI-Journey liefert einen strukturierten Handlungsrahmen – von Schulung und Use-Case-Auswahl (Discovery) über detaillierte Prozess- und Datenanalyse (Deep Dive) bis zur technischen Entwicklung (Design) und nachhaltigen Integration (Upload). Der Schlüssel zur erfolgreichen KI-Transformation liegt im partizipativen Ansatz: Wenn Mitarbeitende einbezogen, Bedenken adressiert und konkrete Quick-Wins erzielt werden, wird KI zum echten Game-Changer – anwendbar und anschlussfähig für den Mittelstand. 

Die Ergebnisse der lumanaa KI-Journey haben weitreichende Bedeutung für Organisationen – gerade im Mittelstand. Sie zeigen, dass Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur im digitalen Wandel mehr und mehr zum Erfolgsfaktor werden: KI-Projekte sind kein rein technisches Thema, sondern verlangen neue Formen der Partizipation, offene Kommunikation und stetigen Kompetenzaufbau. Organisationsstrukturen müssen flexibel auf Veränderungen reagieren können, Führungskräfte als Moderatoren digitaler Transformation agieren und Teams zum Mitgestalten befähigt werden. Die lumanaa KI-Journey schafft den Rahmen, damit Unternehmen nicht nur von technologischen Innovationen profitieren, sondern diese auch als Impuls zur Stärkung ihrer Unternehmenskultur nutzen. Damit wird jedes Projekt zum Ausgangspunkt für nachhaltigen Wandel – mit Einladungscharakter zum Weiterdenken, Ausprobieren und Gestalten der eigenen digitalen Zukunft.