Rollout Management und Kommunikation

Digitalisierung als Chance sehen – auch eine Frage der richtigen Kommunikation

Herausforderungen

Neue Anwendungen einzuführen, gehört heute in den meisten Unternehmen zum sprichwörtlichen „täglich Brot“. Wie erfolgreich dieser Prozess verläuft, hängt aber nicht allein davon ab, wie gut die Software ist, oder wie gut sie aus technischer Sicht die gestellten Anforderungen erfüllt. Denn für die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ist es keine zuvorderst technische Herausforderung, wenn eine neue Anwendung eingeführt wird.

In erster Linie ist es eine Frage der Firmenkultur, wie offen die Mitarbeiter*innen neuer Technologie gegenüberstehen: Haben Sie Lust, etwas Neues auszuprobieren und schon die Erfahrung gemacht, dass ihre Arbeit dadurch leichter wird? Oder haben Sie tendenziell Angst vor Überforderung?

Young man - glowing light bulbs - für BLOG Ein Hoch auf die Bewegungsfreiheit

Business team standing hands together in the office

Egal wie sinnvoll, wie fortschrittlich oder effizient die neue Anwendung ist, die Sie einführen möchten, es geht immer darum, die Menschen zu überzeugen, die mit der Software arbeiten werden. Eine Software ist immer nur so gut wie ihre Anwender*innen oder anders formuliert, die beste Software bringt nichts, wenn sie nicht genutzt wird.

Roll-Out-Kommunikation begleitet diesen Prozess aktiv und schaut immer aus der menschlichen Perspektive auf die Bedürfnisse Ihres Teams.

Auch die Bedürfnisse sind erfahrungsgemäß innerhalb der Belegschaft sehr unterschiedlich: Manche Menschen erfassen neue Anwendungen geradezu intuitiv und sehr schnell und fragen dann schon bald nach den nächsten Features. Während andere noch mit der Basisversion hadern. Zwischen diesen Polen gilt es einen Mittelweg zu finden, indem alle Mitarbeiter*innen eingebunden und mit ihren Bedürfnissen gesehen werden.

Hier gilt es den richtigen Ton zu treffen und ALLE mitzunehmen – Betroffene zu Beteiligten machen.

Blogbeitrag_digital leader_M

Juliane Rink über Rollout Kommunikation

Sie sollten aktiv werden, wenn...

Die Problemstellungen

Das führt uns zu dieser sehr typischen operativen Herausforderung: Wie schaffe ich es, dass Menschen in meinem Unternehmen Software wirklich effizient einsetzen? Denn wir alle kennen Fälle, in denen eine neue Anwendung mit großem „Tamtam“ eingeführt und dann trotzdem von kaum jemandem oder aber von den meisten falsch genutzt wird. Wie lässt sich das verhindern? Wie können gute begleitende Schulungen aussehen? Wie schaffen wir es, dass Prozesse eingehalten werden und nicht nur bei dem initialen Kick-off die Energie da ist, dann aber schnell verpufft?

Dabei sehen wir in Unternehmen verschiedene Anwendungsfälle: Die Einführung einer ganz neuen Software unterscheidet sich von der Ergänzung einer bestehenden um neue Features. Ein Klassiker ist auch der Fall, in dem eine Anwendung vor längerer Zeit erfolgte, die Menschen aber am Prozess vorbei arbeiten, weil die Einführung nicht gut vorbereitet und begleitet wurde.

Das haben wir uns vorgenommen

Unser Ziel

Wir möchten Sie und Ihr Team auf diesem Weg begleiten und mit Ihnen die richtigen kommunikativen Lösungen finden, um die Einführung der Software zum Erfolg zu machen. Wie das klappen kann?

Wir entwickeln mit Ihnen wachsende Systeme, die sich an den Bedürfnissen der Menschen orientieren.
Wir beziehen die Nutzer:innen ein. Das sorgt dafür, dass diese auch mit- und weiterdenken.
Wir holen Feedback ein, damit alle sich mit uns auf den Weg machen.
Wir erleichtern den „Marsch“ durch die Anwendungen, indem wir gemeinsam grobe Kommunikationsregeln erarbeiten, die über alle Tools hinweg gültig sind. Das hilft bei der Orientierung.
So machen wir den Umgang mit neuer Software intuitiver, transparenter und effizienter.
Wer die Tools versteht, kann sich auch für sie begeistern!

Wie Sie profitieren

Ihr Nutzen

Sicherheit und Vertrauen in Ihrem Unternehmen

Wir installieren Power-User:innen, die neue Features testen, bevor sie für alle eingeführt werden.
Die Power-User:innen fungieren auch als Ansprechpartner:innen für (neue) Mitarbeiter:innen.
So verbleibt das Wissen über die Software in Ihrem Unternehmen. Das schafft für Sie und Ihr Team eine gute Vertrauensbasis.

Wir müssen selbst gesetzte oder fremdbestimmte Vorgaben umsetzen und sind noch auf der Suche nach der richtigen technischen Lösung.
Wir möchten die unterschiedlichen Anforderungen aus der Belegschaft sehen und in den Prozess einbeziehen.

Transparente Kommunikation

Wir wissen, dass Roll-Out-Kommunikation nie abgeschlossen ist. Wir sehen sie als lebendiges System und als fortlaufenden Team-Prozess.
Wir unterstützen dabei, Informationen transparent zu verteilen. Und zwar an alle, die von der Neueinführung wissen müssen.
Wir kommunizieren lebensnah und setzen auf bedürfnis-, nicht auf feature-basierte Kommunikation.

Wir möchten (Daten-)Sicherheit durch Konsistenz und Transparenz erreichen.
Wir möchten einen „Single Point of Truth“ als den Ort etablieren, wo alle Daten gelagert sind, auf die alle zugreifen können.
Wir möchten Doppelablage und damit inkonsistente Daten vermeiden

Unterstützung im Alltag Wir erklären an der Lebensrealität der Menschen orientiert und verlieren uns nicht in den technischen Spezifikationen.
Wir klären und erarbeiten mit den Teams, was sie brauchen, wenn sie das Tool im Alltag nutzen und befähigen Sie dazu, die Kommunikation als das lebendige System zu sehen, das Sie im Alltag begleitet und Veränderungen effizient vorbereitet.

Wir führen die neue Software für mehr Effizienz und eine höhere Produktivität ein.
Deshalb möchten wir erreichen, dass alle Nutzer:innen die Software richtig und kompetent nutzen können.

Stimmen unserer Kund:innen

„Die Zusammenarbeit mit Frau Rink haben wir als sehr wertvoll empfunden. Das Projekt war von Anfang an strategisch gut aufgesetzt und wurde kundenorientiert gestaltet und durchgeführt. Wir haben uns durch Frau Rink professionell betreut und gut aufgehoben gefühlt. Auch in kritischen und unübersichtlichen Live-Situationen behielt Frau Rink Ruhe und Überblick und war in der Lage flexibel zu reagieren – immer mit dem übergeordneten Ziel im Blick.
Kurzum: Frau Rink im Haus zu haben ist immer eine Freude.“

Natalie Heise, Privatbankhaus Ellwanger und Geiger

Unsere Ansprechpartnerin für Sie

Wie machen wir die Einführung der neuen Software zum Erfolg?

Juliane Rink Telefon: +49 1722549051 E-Mail: juliane.rink@lumanaa.de

Unsere Wissensdusche zum Thema

Neue Software - neues Glück?

Die wichtigsten Fragen

Kommunikation im Roll-out

Was ist ein Roll-out?

Als Roll-out wird die schrittweise Einführung oder Bereitstellung einer neuen Technologie, eines neuen Produkts, einer neuen Dienstleistung oder einer Veränderung in einem Unternehmen bezeichnet. Dies geschieht in der Regel in mehreren Phasen oder Schritten, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Wie geht man bei einem Roll-out typischerweise vor?

Die Schritte eines Roll-outs können variieren, abhängig von der Art des Projekts oder der Veränderung. Hier sind jedoch einige typische Schritte:

Planung
Testphase
Schulung
Schrittweise Einführung,
Kontinuierliche Anpassungen
Kommunikation
Feedback-Erfassung
Evaluierung

Welche Rolle spielt die Kommunikation in diesem Prozess?

Die Kommunikation spielt bei einem Roll-out eine zentrale Rolle, da sie die reibungslose Umsetzung und Akzeptanz der Veränderung beeinflusst. Eine klare und effektive Kommunikation informiert Mitarbeiter und Stakeholder über den Zweck, den Nutzen und den Ablauf des Rollouts. Sie schafft Verständnis, reduziert Unsicherheiten, fördert die Zusammenarbeit und trägt zu einer positiven Einstellung der Beteiligten bei. Regelmäßige Updates, Schulungen und offene Kommunikationskanäle ermöglichen es, Bedenken anzusprechen, Feedback einzuholen und die Veränderung erfolgreich zu unterstützen.

Lassen Sie uns Ihr Projekt definieren!

Mehr über Krisenkommunikation und strateg. Kommunikation