Richtig Ordnung schaffen mit Lean Management und der 5S-Methode

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 5S-Methode vor, mit der Ihre Arbeitsplätze bei richtiger Anwendung dauerhaft wie aus dem Ei gepellt sind – und zwar alle in gleichem Maße.

Mehr Produktivität durch Ordnung

Ordnung ist das halbe Leben. Ein bekannter Spruch. Aber mal Hand aufs Herz: Ist es bei Ihnen am Arbeitsplatz oder auch bei Ihnen Zuhause so ordentlich wie sie es sich wünschen? Wissen Sie immer sofort, wo sich welcher Gegenstand befindet? Haben sie die Dinge, die Sie auch wirklich benötigen immer entsprechend griffbereit? Und obwohl der Spruch so bekannt ist, büßt er nichts an seinem Fünkchen Wahrheit ein. Meist fällt es dann auf, wenn sie wichtige Aufgaben effizient erledigen möchten, wie zum Beispiel Ihre Steuererklärung. Wie oft wird etwas gesucht. Wie oft wurde vergessen, wo etwas verstaut wurde. Wie oft werden am Arbeitsplatz wichtige Details einer Aufgabe übersehen, weil die entsprechenden Unterlagen entweder in der Ablage oder auf dem Computer „verschollen“ sind.

So manches Chaos auf dem Schreibtisch Zuhause, so manche Unordnung im Büro hat schon viele Nerven gekostet. Ihre Effizienz leidet. Ihre Effektivität nimmt ab. Ihre Produktivität schrumpft. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie beim Suchen aufwenden. Manches Mal ist diese Zeit im Grunde unnötig verschwendet. Und das wissen Sie! Was folgt? Der Gute Vorsatz: beim nächsten Mal mache ich das besser und gleich ordentlich.

Ordnung braucht System

Sie wissen was zu tun ist: Einmal richtig aufräumen. Und es dann immer wieder tun. Doch aus der Vergangenheit wissen Sie, manches Mal glückt dies mit anhaltendem Erfolg, manches Mal kehrt aber das „Chaos“ viel schneller zurück als gedacht.

Das Problem: meist ist kein System hinter der Ordnung, die durch dieses „einmal richtig aufräumen“ hergestellt wurde. Daher ein Tipp: Ändern Sie deshalb ab heute Ihre Vorgehensweise und Ihre Perspektive. Denn es gilt, durch Aufräumen ein System zu schaffen, welches sinnvoll und damit auch beständig ist. Also die Dinge dort zu verstauen, wo sie auch benötigt werden. Ist das der Fall, dann wird es Ihnen auch zukünftig ganz einfach gelingen, nebenbei Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro zu schaffen und zu halten. Die 5S-Methode unterstützt Sie bei genau diesem systematischen Aufräumen, die eine Ordnung mit System herstellt.

Die 5S Methode

Die 5S-Methode (in Deutschland auch als A5-Methode bekannt) stammt ursprünglich aus Japan und wurde im Zuge des Toyota Produktionssystem bekannt. Heute ist sie ein fester Bestandteil des Lean Management Methodenkoffer und findet sowohl in Produktionsbereichen als auch in Büros ihre Anwendung. Taiichi Ono, welcher als der Entwickler des Toyota Produktionssystems angesehen wird, führte diese Methode nach dem Zweiten Weltkrieg in der Produktion ein, um die damals herrschenden Lieferengpässe schneller erkennen zu können. Dafür brauchte er Klarheit über die Abläufe im Unternehmen, über das was da ist und was fehlte. Also eine Systematik, die ihm schnell den Handlungsbedarf aufzeigen kann. Was sie bei Toyota machten: Sie räumten auf – mit System – um ein System zu schaffen. Die 5S-Methode war geboren. 5S steht für:

1. Seiri (整理) – Sortieren                      (Aussortieren)
2. Seiton (整頓) – Systematisieren      (Aufräumen)
3. Seiso (清掃) – Säubern                      (Arbeitsplatz säubern)
4. Seiketsu (清潔) – Standardisieren   (Anordnung zum Standard machen)
5. Shitsuke (躾)     – Selbstdisziplin     (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Abb 1.: 5S-Methode aus dem Lean Management.

Wie setzt man die einzelnen Schritte konkret um?

1. Sortieren (Seiri)

Zunächst wird gründlich ausgemistet: Bleiben darf nur, was vor Ort wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt.

Beispiel Druckerraum: Leere Papierkartons und liegen gebliebene Ausdrucke wandern in den Müll. Außerdem wird hinterfragt: Muss wirklich der gesamte Vorrat an Druckerpapier dort gelagert werden? Oder gibt es einen sinnvolleren Aufbewahrungsort dafür, etwa ein Lager?

Beispiel Produktion: Werkzeuge, Hilfsmittel und Halbzeuge, die an diesem Arbeitsplatz nicht benötigt, defekt oder gar doppelt vorhanden sind aussortieren und von dem Arbeitsplatz entfernen. Lediglich das, was für die Arbeitsschritte benötigt wird, darf bleiben.

Das Ziel: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und mehr Platz sorgen und sich einen Überblick über die Bestände verschaffen.

2. Systematisieren (Seiton)

Im zweiten Schritt der 5S-Methode bekommt jeder Gegenstand einen festen Platz. Alles, was häufig gebraucht wird, sollte griffbereit sein. Weniger oft Verwendetes wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist, etwa ganz oben auf dem Regal.

Beispiel Druckerraum: Das Ersatzpapier wird direkt neben dem Drucker gestapelt, der Toner im Schrank daneben untergebracht.

Beispiel Produktion: Der Werkzeugwagen wird so ausgestattet, dass alle notwendigen Werkzeuge und Hilfsmittel einen definierten Platz erhalten. Sehr oft verwendetes Werkzeug wird in greifnähe positioniert. Auch für Halbzeuge und Materialien gibt es feste Plätze.

Das Ziel: Den Arbeitsplatz ergonomisch sinnvoll einrichten und dafür sorgen, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit möglichst kurze Wege hat.

3. Saubermachen (Seiso)

Nun wird der Arbeitsplatz gereinigt. Bei dieser Gelegenheit werden auch alle Maschinen und Gerätschaften kontrolliert: Funktioniert alles fehlerfrei? In diesem Schritt kann man auch gleich Wartungszyklen und Verantwortlichkeiten festlegen.

Beispiel Druckerraum: Ist genug Papier im Drucker? Wie oft braucht das Gerät eine Wartung?

Beispiel Produktion: Verschleißteile werden untersucht, die Instandhaltung dessen definiert und entsprechende Standardprozesse etabliert. Die Materialversorgung wird definiert und klar zugewiesen. Wer ist für was verantwortlich. T-Card Systeme können bei der Definition sinnvoll und unterstützend eingesetzt werden.

Das Ziel: Für Sauberkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld sorgen und das Risiko von Arbeitsunfällen und technischen Störungen senken.

4. Standardisieren (Seiketsu)

In diesem Schritt werden Kennzeichnungen und Beschriftungen angebracht: Sie machen klar, was wo hingehört. Zudem werden Standards definiert.

Beispiel Druckerraum: Klebeetiketten am Schrank zeigen: Hier sollen vier Toner-Kartuschen liegen. Sind nur noch zwei da, weiß der zuständige Kollege gleich, dass er neue bestellen muss. Damit das funktioniert, müssen natürlich die Zuständigkeiten geklärt sein: Wer ist dafür verantwortlich, dass immer genug Toner da ist?

Beispiel Produktion: Für Werkzeuge und Hilfsmittel werden Schattenbretter an der Wand und in Schubladen installiert, sodass sofort auffällt, wenn etwas fehlt. Anliefer- und Bereitstellungsflächen werden genau definiert und gekennzeichnet. Die bekanntesten Vertreter sind hier die Kanban Systeme. Sie sollten aber mit Vorsicht installiert werden. Denn besser ist immer das Einführen eines reibungslosen Ablaufs durch die Prinzipien einer getakteten Produktion, welche den Aufbau von Verschwendung durch Bestände oder Überproduktion minimieren.

Das Ziel: Die Arbeitsplatzorganisation für alle Teammitglieder nachvollziehbar machen. Außerdem sicherstellen, dass die neue Ordnung eingehalten wird: Fehler und Mängel sollen sofort ins Auge fallen.

5. Selbstdisziplin üben und ständig verbessern (Shitsuke)

Nun ist der Arbeitsplatz optimal gestaltet – doch damit es so bleibt, braucht es Selbstdisziplin. Wer will, dass die neuen Regeln zur Gewohnheit werden, muss es jedem einzelnen Mitarbeiter vermitteln. Am besten Fall wurde diese Methode mit dem Mitarbeiter gemeinsam durchgeführt. Denn langfristig könne die Methode nur funktionieren, wenn jeder Mitarbeiter bereit ist, Eigenverantwortung zu übernehmen. Motivierend sind auch Vorher-Nachher-Fotos, die die Verbesserungen vor Augen führen.

Wie kann Ihnen die 5S-Methode auch zu Hause helfen?

Nun, ein Arbeitsplatz ist einer Wohnung gar nicht unähnlich, denken Sie nur an die Küche wo offensichtlich jemand beim Essen zubereiten arbeitet, auch wenn er sogar Spaß am Kochen hat. Jedenfalls möchte man alle Zutaten, Küchengeräte und Hilfsmittel griffbereit, sauber und ohne langes stöbern dort haben, wo sie gebraucht werden.

Auch ein Kleiderschrank ist solch ein Arbeitsplatz, die Tätigkeit ist eben sich dort ohne Zeitverlust, durch Suchen, mit richtig gelagerten, also z.B. knitterfreien Sachen anziehen zu können. Auch das Badezimmer soll optimal gestaltet sein, niemand käme auf die Idee die Zahnbürste meterweit vom Waschbecken aufzubewahren oder jeden Tag irgendwo anders abzulegen.

Das lässt sich unendlich weiterführen, wichtig ist jedoch, dass eine solche Standardisierung nicht des Standard-Willen gemacht wird. Die Ordnung sollte immer einem Zweck dienen und kein Selbstzweck darstellen.

Daran wird 5S scheitern

Stellen Sie sich mal vor, bei Ihnen zuhause räumt jemand auf und stellt die Möbel um, und zwar so, wie er oder sie es für richtig hält. Vielleicht wird es Ihnen gefallen, doch sehr wahrscheinlich werden Sie diese von Anderen hergestellte Ordnung nicht lange halten können. Oder, es wird ihnen überhaupt nicht gefallen, weil Sie ständig die Dinge suchen und nicht finden. Daher ist es sehr wichtig, ob zuhause oder auf Arbeit, alle Akteure müssen einbezogen werden.

Und wer es damit gar übertreibt, schafft keine Standardisierung, sondern starre Formalismen, Überregulierung und eine Bürokratisierung des Alltags. Damit ist dann keinem mehr geholfen. Die 5S-Methode sollte lediglich korrigierend Anwendung finden. Sie dient der Person und der Belegschaft – nicht umgekehrt.

Sind die geschaffenen Standards gut, werden sich dann alle mit der Zeit an das neue Schema halten. Sie schleifen sich ein, und zwar nicht nur weil sie gemeinsam definiert wurden, sondern weil sie zweckdienlich sind. Einen semi-optimalen Standard werden Sie daran erkennen, dass wieder in alte Muster zurückgefallen wird.

Täglich ein bisschen Ordnung schaffen

Wenn das Ordnungs- System nun steht, ist die Arbeit nicht getan. Es werden immer Veränderungen notwendig sein, es kommen neue Sachen dazu, manche werden nicht mehr gebraucht, oder ein Mitarbeiter hat eine Idee wie was und wo es doch besser abzulegen wäre. Bitte nehmen Sie sich die Zeit das wieder mit allen zu besprechen. Das lohnt sich, sonst droht der schleichende Rückfall ins Chaos. Es ist wie eine wilde Müllkippe, wenn da irgendwas liegt, kommen andere und schütten ihren Müll dazu. So etwas in einer unberührten sauberen Umgebung zu machen, erfordert viel mehr Überwindung und Dreistigkeit.

Am Ende werden Sie enorm viel mehr Zeit und Ärger im Alltag sparen, als Sie Energie in das Ordnung- System gesteckt haben! Aber bitte: lassen Sie gesunden Menschenverstand walten und übertreiben sie es nicht. Wollen Sie Prinzipien kennenlernen, an denen Sie sich orientieren können, um Ihre Organisation und Ihr System täglich ein bisschen besser machen zu können? Dann laden Sie sich folgenden Download herunter, indem die 7 Wirkprinzipien einer erfolgreichen Umsetzung der Unternehmensstrategie zusammengefasst sind. 

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